De experts van SCCT werken elke dag keihard aan een veilige en goed functionerende werkplek voor de klant van onze klant: de eindgebruiker. Zo’n essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering moet altijd veilig, efficiënt en up-to-date zijn. Onze specialisten bespreken de vier elementen van onze werkplek: Security, Productivity, Identity en Datacenter. Deze keer is consultant Timon Algra aan het woord over Productivity.

Productivity binnen de context van IT heeft als doel om het werk van de medewerker steeds makkelijker te maken. Bij SCCT zetten we de producten en diensten uit het Microsoft-portfolio bij onze klanten in om dit mogelijk te maken, voornamelijk met Microsoft Teams, Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online en applicaties uit het Office-pakket zoals Outlook, Word en Excel.

Productivity in de werkplek van SCCT

Binnen de werkplek van SCCT is Productivity het element dat het dichtst bij de medewerker staat, de laag die bovenop de infrastructuur wordt neergezet. Wanneer wij onze klanten helpen met het implementeren van diverse productivity-apps, doen we dat met een aantal belangrijke doelen:

  • Samenwerking: we helpen organisaties gemakkelijker samen te werken door bestanden te delen op een centraal platform. Zo kun je tegelijk in dezelfde bestanden werken, heb je controle over versiebeheer en behoud je altijd het overzicht.
  • Communicatie: we maken communiceren makkelijk, laagdrempelig en zo open mogelijk via email, chat, (video)bellen en telefonie. Zo kun je collega’s altijd bereiken, of ze nu thuis of op kantoor werken.
  • Mobiliteit: we zorgen dat medewerkers altijd en overal bij hun data en content kunnen, met elk type werkplek of device. Ze kunnen altijd veilig samenwerken buiten hun afdeling of zelfs buiten de organisatie.
  • Integratie: door (externe) applicaties te integreren in Teams kun je grotendeels binnen één applicatie werken. Dit verhoogt de adoptie en maakt het gebruik uniform en makkelijker voor alle medewerkers.
  • Security: in alles wat we doen voegen we een extra beveiligingslaag toe om data en content te beschermen. Zo krijg je minder aanvallen van buitenaf en voorkom je het verlies van je bedrijfsdata.

Op deze manier voorziet SCCT in de veiligste werkplek en zorgen we voor de technische inrichting van productivity, security en compliance.

We bieden onze werkplek als één geheel aan, maar het is belangrijk om eerst te zorgen dat alle onderliggende lagen goed en stabiel draaien voordat je de applicaties beschikbaar maakt. Zo kunnen medewerkers bij de overgang naar een nieuwe werkplek direct en zonder problemen aan de slag met hun applicaties zoals ze gewend zijn.

Microsoft Teams als dé Productivity-oplossing

Microsoft introduceerde Teams in 2017 en de applicatie is uitgegroeid tot dé plek waar alle Productivity-gerelateerde zaken samenkomen: je kan bellen, chatten, vergaderen, samenwerken in documenten en allerlei apps koppelen waardoor je één schil krijgt voor de hele samenwerking. Met alle features en mogelijkheden, aangevuld met de focus op security waar Microsoft om bekendstaat, is dit de ideale productivity-app binnen de werkplek van SCCT.

Je kan Teams op verschillende manieren inzetten, maar het belangrijkste is dat de hele organisatie binnen dezelfde applicatie bij elkaar komt. Alles begint namelijk bij een goede communicatie: waar zet je je data neer? Hoe werk je samen in hetzelfde document? En hoe deel je documenten op de juiste manier, ook met mensen buiten de organisatie?

Teams heeft op al deze vragen een antwoord. En doordat Microsoft binnen haar portfolio altijd nadruk legt op security, kan dit alles ook op een veilige manier. Zo houden organisaties altijd de regie in handen over wat er met hun data gebeurt.

Verhoog je productivity met deze tips

Integreren van applicaties en maatwerksoftware

Het doel van Microsoft Teams is om iedereen binnen de organisatie op dezelfde plek bij elkaar te brengen. Andere softwareontwikkelaars zoals AFAS of Exact maken het daarom zo makkelijk mogelijk om hun applicaties aan Teams te koppelen.

Als een van onze klanten maatwerksoftware gebruikt, zullen we altijd eerst kijken of we dit kunnen verschuiven naar een IaaS-dienst met dezelfde functionaliteiten. Kan dat niet, kijken we of de maatwerkapplicatie toch te gebruiken is binnen de SCCT-werkplek.  Zo heeft de medewerker alles wat hij nodig heeft binnen één scherm.

Oplossen van problemen aan de gebruikerskant

De meeste technische problemen zijn op te lossen aan de kant van de organisatie. Toch zijn er ook een aantal problemen aan de kant van de medewerkers die de gebruikerservaring flink verbeteren wanneer je ze oplost.

Steek tijd en moeite in adoptie van Office-applicaties, en zorg dat je je medewerkers traint om het beste uit apps als Teams en SharePoint Online te halen.

Ook goede headsets kunnen een groot verschil maken in de productiviteit tijdens online meetings. Veel medewerkers gebruiken in Teams een slechte headset of erger nog, helemaal geen headset. Investeer daarom in Microsoft Teams-gecertificeerde headsets en maak online samenwerken een stuk fijner voor je collega’s.

Koop licenties slim in met Office 365 E5

Er zijn voor iedere app losse licenties verkrijgbaar binnen de Office-suite, maar vaak biedt een suite zoals E3 of E5 veel meer waarde. De meeste organisaties hebben op dit moment E3, maar er is een shift gaande richting de E5-suite.

De E5-suite heeft een hoop aanvullende features op het gebied van compliancy en security, zoals compliancy management en data loss prevention. Maar het biedt ook mogelijkheden om telefonie geheel te integreren in Teams, waarmee je de communicatie binnen het bedrijf nog verder samenbrengt.

De beste werkplek, op kantoor of thuis

Remote werken is inmiddels onderdeel van ons leven geworden. Werken vanuit huis zal niet snel meer verdwijnen: denk maar eens aan de hoge brandstofkosten en de alsmaar groeiende files.

SCCT helpt je organisatie bij het neerzetten van de veiligste werkplek. Of dat nu op kantoor of thuis is. Maar hoe fijn het ook is om anyplace, anywhere, anytime te werken, vergeet niet om elkaar af en toe op kantoor te ontmoeten. Er gaat niets boven een brainstormsessie in dezelfde fysieke ruimte als je collega’s!

Ben je benieuwd hoe je Productivity kunt inzetten binnen jouw organisatie? Ik denk graag met je mee. Neem contact met me op via timon.algra@scct.nl.